Pada dasarnya
bentuk surat dibedakan
dua bentuk saja.
Bentuk-bentuk surat yang
lain merupakan variasi dari
bentuk surat tersebut.
Kedua bentuk surat
tersebut adalah bentuk
lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).
1. Penggolongan
dan Pembagian Surat
a. Berdasar kepentingan isi surat:
Ø Surat pribadi:
formal dan non
formal
Ø Surat dinas: surat
keterangan, surat jalan,
surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya.
Ø Surat niaga: surat
perkenalan, surat permintaan
penawaran, surat pesanan
dan balasannya, surat
pengiriman pesanan, surat
tagihan, surat klaim,
surat-surat ketatausahaan, dan
sebagainya.
b.
Berdasar wujud fisik
surat: surat bersampul,
surat tanpa sampul,
kartu pos, faksimili,
e-mail.
c.
Berdasar cara pengiriman:
surat kilat khusus,
kilat, pengiriman biasa,
surat-surat elektronik.
d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat
rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
e.
Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
f.
Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.
2. Bentuk Tata letak
Surat
Bentuk tataletaknya:
lurus penuh, lurus,
setengah lurus, alinea
menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat
dalam bahasa Indonesia
secara garis besar
dikelompokkan sebagai berikut:
a. Bentuk Lurus Penuh (Full
Block Style)
Bentuk surat seperti ini
adalah bentuk surat yang paling mudah.
b. Bentuk Lurus (Block Style)
Pada umumnya bentuk semacam
ini banyak digunakan di perusahaan.
c. Bentuk Setengah Lurus (Semi
Block Style)
d. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk semacam ini cocok
untuk surat yang alamat tujuannya singkat.
e. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk semacam ini biasanya
banyak digunakan oleh instansi pemerintah.
f. Bentuk Alinea Menggantung
(Hanging Paragraph Style)
g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
3. Bagian-bagian
Surat
(1) : kepala surat
(2) : tanggal, bulan, tahun
surat
(3) : nomor surat
(4) : lampiran
(5) : hal atau perihal
(6) : alamat yang dituju (alamat
dalam)
(7) : salam pembuka
(8a) : alenia pembuka
(8b) : isi surat
(8c) : alenia penutup
(9) : salam penutup
(10) : tanda tangan
penanggungjawab surat
(11) : nama penanggungjawab
surat
(12) : jabatan penanggungjawab
surat
(13) : tembusan
(14) : inisial
4. Bagan Bentuk
Surat
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block
Style)
a.
Bentuk Lurus (Block Style)
b.
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block
Style)
c.
Bentuk lekuk (Indented Style)
d.
Bentuk Resmi (Official Style)
e.
Bentuk Alenia Menggantung (Hanging
Paragraph)
f.
Bentuk Resmi Gaya Baru
5. Fungsi Bagian Surat
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui
nama dan alamat
kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi
atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan
dicetak dalam bentuk yang menarik, dan terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap;
c. Nomor telepon (bila ada), faksimili (bila
ada)
d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada)
e. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada)
f. Moto (bila ada)
g. E-mail, situs (bila ada)
h. Macam usaha
i. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada)
j. Nama bankir (untuk referensi)
k. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi
atau instansi yang bersangkutan.
l. Kepala
surat untuk swasta
dibuat bebas sesuai
dengan citra pemilik
perusahaan,
tetapi
untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.
2.
Tanggal Surat
Apabila sudah ada
kepala surat, maka
menuliskan tanggal tidak
perlu didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan
tahun dituliskan secara lengkap.
Contoh:
28
Februari 2006
29
Juni 2006
3. Nomor Surat
Setiap surat resmi
yang keluar hendaknya
diberi nomor, yang
biasanya dinamakan nomor verbal
(urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai
arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan
hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana
surat diperlukan
d. Memudahkan
petugas kearsipan dalam
menggolongkan
(mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu
periode tertentu
Contoh nomor surat
4. Lampiran
Surat yang melampirkan
sesuatu misalnya kuitansi
atau fotokopi, dalam
bagian surat perlu dituliskan
kata “lampiran”, yang diikuti jumlah
yang dilampirkan. Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1
(satu) berkas.
Untuk surat bisnis ada 2 cara:
a. di bawah nomor
b. atau di kiri bawah
5. Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun
swasta (bisnis), selalu dicantumkan
pokok atau inti
dari surat tersebut.
Pada surat dinas
pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah
kata “Lampiran” secara vertikal, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal
surat.
Penulisan perihal ada 3 cara yaitu:
a. Sebelum penulisan alamat dalam
b.
Setelah penulisan selesai alamat dalam
c. Setelah salam pembuka
6. Alamat yang
dituju
Dalam menulis
alamat surat, alamat
luar (di amplop
surat) harus sama
dengan alamat dalam (alamat yang
dituju).
Ada
dua cara penulisan nama orang yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b.
Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat
atau gelar akademis
yang ada pada
penerima surat, di
depan nama si
tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.
Dinas pos
menyarankan agar dalam
menuliskan alamat pada
sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos
agar memudahkan penyampaian surat.
Contoh menulis alamat:
a. Alamat yang
ditujukan kepada perorangan
Contoh:
Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend. Suprapto No. 96
Bandar Lampung 35157
b. Alamat yang
ditujukan kepada nama jabatannya
Contoh:
Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
Jln. Anggrek Raya No. 307
Jakarta 13465
c. Alamat yang
ditujukan kepada nama instansi/perusahaan
Contoh:
Kepada
PT Pembangunan Jaya
Jln. Rasuna Said Kav. 13
Jakarta 12540
d. Alamat yang
ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta
Contoh:
Yth. Kepala Kantor Wilayah
Departemen Pendidikan Nasional
Propinsi Lampung
Jln. Wolter Monginsidi No. 11
Bandar Lampung
e.
Penulisan alamat dari
pejabat pemerintah kepada
direktur perusahaan swasta tidak
perlu menggunakan sebutan apapun
Contoh:
Yth. Direktur Utama PT Andalas
Jln. Soekarno Hatta 397
Bandar Lampung 35672
f. Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.
Contoh:
Yth. Direksi Bank Central Asia
u.p. Ibu Ani Suwarsi, S.E., M.B.A
Direktur Perkreditan
Plaza BCA, Lt. XXI
Jln. Cassablanca 121
Jakarta 12103
g. Penulisan
alamat yang ditujukan kepada pemasang iklan
Contoh:
Yth. Pemilik Po. Box 405/Jkt
Jakarta 12005
atau
Kepada
Po. Box. 405/Jkt
Jakarta 12005
7.
Salam Pembuka
“Salam
pembuka” atau salutasi
merupakan tanda hormat
penulis sebelum memulai
pembicaraan. Namun untuk
surat resmi/dinas pemerintah
lazimnya tidak perlu diberi
salam pembuka.
Salam pembuka pada surat niaga yang lazim
digunakan ialah kata-kata:
Dengan hormat,
Saudara …….. yang terhormat,
Bapak ……… yang terhormat,
Salam
pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum
biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Misalnya:
Assalamualaikum Wr.Wb.
Salam hormat,
8. Isi Surat
(tubuh surat)
Isi surat atau
juga disebut tubuh
surat terdiri atas
alinea pembuka, isi
surat dan alinea penutup.
a. Alinea Pembuka
Merupakan pengantar ke
isi surat yang
sesungguhnya guna menarik
perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh alinea
pembuka pada surat
yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
1. Dengan ini kami beritahukan
bahwa ……
2. Bersama ini kami lampirkan
…..
3. Kami mengundang …..
4. Sesuai dengan pemberitahuan
….
5. Dengan sangat menyesal kami
beritahukan bahwa …..
6. Perkenankanlah kami
melaporkan
7. Menyambung surat kami tanggal
… No. ...
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat.
Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang
disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
1. Sehubungan dengan surat
Saudara tanggal …… No. ...
2. Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
4. Memperhatikan surat Saudara
tanggal ... No. ...
5. Surat Saudara tanggal
.... No. ....
telah kami terima
dengan baik. Sehubungan
dengan itu ……
b. Isi
Surat
Isi atau pokok
surat yang sesungguhnya
memuat sesuatu yang
diberitahukan,dilaporkan,
ditanyakan, diminta atau
hal-hal lain yang
disampaikan pengirim kepada penerima
surat. Untuk menghindarkan salah
tafsir dan demi
efisiensi, isi surat
hendaknya singkat,jelas, tepat
dan hormat. Hindari
penulisan kalimat yang
panjang dan bertele-tele.
Kalimat dalam surat
itu haruslah memenuhi
kaidah bahasa Indonesia
yang baku. Misalnya jangan
sampai ada kalimat
yang tanpa subyek,
atau hanya terdiri
dari keterangan tempat saja (baca
syarat surat yang baik).
c. Alinea Penutup
Merupakan kesimpulan dan
berfungsi sebagai kunci
atau penegasan isi
surat. Dalam alinea penutup
biasanya mengandung harapan
pengirim surat atau
ucapanterima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.
Contoh:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
2. Kami berharap
kerjasama kita membuahkan
hasil baik dan
berkembang terus,
terima kasih.
3. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
4. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
5. Besar harapan kami
atas terkabulnya permohonan
ini dan untuk
itu kami ucapkan terima kasih.
9. Isi
surat (tubuh surat)
Fungsi
salam penutup ialah
untuk menunjukkan rasa
hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.
Contoh:
a. Hormat kami,
b. Salam kami,
c. Wassalam,
Pada surat
dinas pemerintah tidak
dicantumkan salam penutup
melainkan cukup disebutkan nama
jabatan atau kantornya,
kemudian mencantumkan nama
terang di bawah tandatangan. Dewasa ini
di bawah nama
terang dituliskan pula
Nomor Induk Pegawai (NIP).
Contoh:
Kepala
Biro Kepegawaian
Mahatir
Muhammad
NIP.
160081022
10/11. Tandatangan dan Nama Terang
Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh
pejabat yang berhak
atau oleh orang
lain atas nama pejabat
yang berwenang adalah
sah. Sebaliknya surat
yangg ditandatangani oleh
orang yang tidak berwenang
dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Di
bawah nama terang,
untuk surat resmi/dinas
pemerintah selalu dicantumkan
NIP. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap
departemen.
12. Jabatan Penanggungjawab Surat
Untuk
surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan
jabatan dari penanggungjawab tersebut.
Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain
untuk mengetahui dari
bagian mana surat
itu dikeluarkan, juga
untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.
13. Tembusan
Tembusan (c.c.
= carbon copy;) surat
atau tindasan dikirimkan
ke beberapa instansinatau pihak lain yang ada kaitannya
dengan surat yang bersangkutan.
Tembusan:
1. Kepala Dinas Pendidikan
Propinsi Lampung
2. Gubernur Lampung
3. Walikota Bandar Lampung
4. Arsip
14.
Inisial
Inisial
atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat
dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.
Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula
pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah
mengurusnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar