MESIN-MESIN KANTOR

A.Pengertian Mesin-mesin Kantor

Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya  adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk

memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

Mesin Kantor 

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untukmenyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesinkantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun,mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangandalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifatmekanik, elektrik dan magnetik.

  

B. Macam-macam mesin

Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaanmesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin danperlengkapan, yaitu :

1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusiadisebut sebagai

Labour Saving Machine, misal alat-alatbesar :fork-lift 

pada unit-unit pergudangan dan depo-depoperalatan atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif (paperwork ).

2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk mass- production. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifatteknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesinkomputer (dalam jangka panjang), mesin-mesinpenggandaan dan sebagainya.

3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya komputer, mesinphotocopy, mesin penggandaan, mesin atau alatkomunikasi dan transportasi dan sebagainya.Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyakdiperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjangpelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:1. Komputer 2. Mesin tik3. Mesin tik elektronik 4. Mesin fotokopi5. Faksimil 6. Mesin penghancur kertas7. Printer 8. Mesin Stensil9. OHP10. Proyektor LCD dan lain-lain

C. Penggunaan Mesin Kantor 

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukanbeberapa keuntungan dan kerugian.

Keuntungan penggunaan mesin kantor:

1.           Dapat menghemat biaya, bila dipergunakansecara maksimal dan sesuai kebutuhan

2.      Dapat menghemat tenaga dan waktu.

3.     Pengendalian atas ketelitian dan ketepatanlebih mudah dilaksanakan.

4.      Memudahkan pengawasan.

5.     Dapat menghasilkan sesuatu yang lebihbaik dan rapi

6.     Keterangan yang dimuat dapat lebihbanyak.

7.     Dapat mengurangi rasa bosandibandingkan dengan penggunaan tulisantangan.8. Dapat mengurangi kelelahan pegawaisehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

8.     Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga

 pesawat kantor , yaitu semua mesin komunikasi yangberfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi,baik dilingkungan sendiri (intern) maupun denganlingkungan luar (ekstern) kantor.Dengan adanya mesin komunikasi dalam kantor, dapatdiperoleh keuntungan, diantaranya :

1.     Penyampaian komunikasi dapat dilakukansecara cepat dan efesien.

2.     Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tatahubungan dilingkungan kantor.

3.     Meningkatkan produktivitas kerja.

4.     Mempercepat proses pekerjaan.

Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan, maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa:

1.     Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari, maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi, periode keuntungan, BEP sewa-beli, arus masuk diskonto, dan present value.

2.     Ketinggalan jaman. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi, memutuskan untuk menyewa.

3.     Masa pakai peralatan. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. Untuk meramal masa depan, staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan, produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru.

4.     Biaya pokok. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan, seperti komputer. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. Misalnya, jika peralatan rusak selama beberapa jam, apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik?

5.     Layanan pemeliharaan. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan – pencegahan dan perbaikan – yang disediakan penyewa atau penjual. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan, harus ditentukan.

6.     Penyusutan. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli, penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. Adanya pasar barang bekas, perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya.

7.     Biaya bunga. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana.

 

D. Pemeliharaan Peralatan/Perlengkapan

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut:

1.     Menurut Tempat Barang

a.     Ada dalam gudang/persediaan
Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang.
Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b.     Ada dalam pemakaian
Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman.
Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

3.     Menurut Jenis Barang

a.     Barang bergerak (bisa dipindahkan)
Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya.
Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

b.     Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)
Digunakan secara baik dan sesuai prosedur.
Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

4.     Menurut Kurun Waktu

a.     Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

b.     Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan.

E. Asas-Asas Pengadaan Peralatan Kantor
Jika memenuhi peralatan kantor, harus memperhatikan asas-asas pengadaan peralatan, sebab pengadaan alat-alat yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menimbulkan pemborosan. Adapun asas-asas itu :
1. Pekerjaan dan cara penyelesaian
Harus merumuskan tujuan pekerjaan dengan jelas dan seksama untuk menjamin pencapaiannya. Selain itu harus menentukan cara yang terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, dan cara itu harus benar-benar merupakan pilihan efektif dari beberapa kemungkinan.
2. Kebutuhan karyawan secara perorangan
Keputusan untuk menggunakan peralatan atau mesin kantor harus berdasarkan kebutuhan karyawannya. Pemakaian peralatan oleh orang lain bukan merupakan alas an yang cukup untuk dapat menerima, misalnya dalam menggunakan suatu peralatan tertentu, penentuan ukuran dan jenis apa sangat penting.
Pendekatan kebutuhan perorangan ini amat penting karena berhubungan dengan penggunaan mesin-mesin kantor.
3. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya
Sebuah mesin kantor yang masih baru mungkin dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, akan tetapi yang menjadi pertimbangan penting bukan segi kecepatan melainkan penghematan dalam keseluruhan waktu, jumlah, dan nilainya. Penghematan-penghematan tidak akan diperoleh apabila waktu sesuatu unit tidak baik digunakan.
Penggabungan pekerjaan, keluwesan kesatuan untuk menyelenggarakan bermacam-macam pekerjaan dan kemampuannya untuk jumlah pekerjaan yang berlainan mempengaruhi volume pekerjaan.
Selain jumlah waktu, penggunaan waktu yang hemat harus berupaya agar menguntungkan. Waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk pekerjaan kantor lain yang produktif.


4. Keluwesan penggunaan peralatan kantor
Penghematan dapat diperoleh dari kemungkinan penggunaan perlengkapan atau mesin-mesin kantor tersebut bagi bermacam-macam pekerjaan kantor. Umumnya dapat dibenarkan penggunaan perlengkapan atau mesin-mesin kantor apabila dapat dipergunakan secara efektif pula untuk bermacam-macam pekerjaan kantor.
5. Harga dan penanaman modal
Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang oenting bagi pemimpin. Harga atau nilai perlengkapan mesin-mesin kantor harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan kemungkinan keuntungan yang diperoleh dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan. Dengan kata lain harus dipertimbangkan kemungkinan hasil yang akan diterima dengan yang harus dibayar. Pembelian perlengkapan dan mesin-mesin kantor yang berdasarkan pertimbangan yang tepat akan mengakibatkan penghematan sehingga akan mengurangi penanaman modal.
6. Kemampuan dari perlengkapan dan mesin-mesin.
Adalah suatu bahwa penggunaan perlengkapan dan mesin untuk berbagai pekerjaan kantor secara efesien. Dalam penggunaan mesin, hasilnya dapat ditentukan oleh pengalaman pemakai mesin-mesin tersebut, oleh karena itu karyawan karyawan-karyawan yang ada harus dipertimbangkan ketika membeli mesin-mesin kantor.
7. Nilai keindahan
Wajah/rupa kantor amat penting dan seperti diketahui nilai-nilai keindahan sangat subyektif dan sangat dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, bukan hanya oleh data-data sesungguhnya.
Sehubungan dengal hal tersebut keuntungan yang sering diperoleh adalah dari penggunaan nilai keindahan sebagai pertimbangan untuk pembelian perlengkapan dan mesin-mesin kantor, misalnya sebuah kantor yang menarik, berpengaruh dan menguntungkan terhadap moral kantor, sehingga mengurangi kesulitan-kesulitan untuk mencari karyawan baru.
Sesungguhnya perlengkapan dan mesin-mesin kantor janganlah hanya dipandang sebagai alat-alat fisik untuk membantu karyawan-karyawan menyelesaikan pekerjaan mereka. Akan tetapi juga harus dipandang sebagai alat pendorong rohaniah, karena perlengkapan dan mesin-mesin kantor yang tepat membuat sikap yang positif dan sikap kerja sama serta membantu menempatkan karyawan dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efesien.
8. Prefensi karyawan
Pertimbangan ini sangat penting, karena unsur manusia menentukan apakah perlengkapan layak dipakai.
9. Pengaruh terhadap syarat-syarat karyawan
Sering penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor mengubah syarat-syarat, baik syarat mengenai jumlah karyawan maupun syarat mengenai tingkat kecakapan mereka. Juga harus mempertimbangkan mengenai pindahan, pengurangan dan latihan tenaga kerja.
10. Ramalan mengenai beban pekerjaan
Seperti halnya perencanaan tidak hanya volume dan jenis pekerjaan sekarang yang menjadi pertimbangan, akan tetapi juga kebutuhan dan pemenuhan kebutuhan dari unit-unit untuk waktu yang akan datang, misalnya kebutuhan-kebutuhan 5 tahun yang akan datang harus dapat diperkirakan. Memang ramalan-ramalan demikian sering sulit untuk dikerjakan.
11. Kualitas pekerjaan dari pekerjaan kantor
Pengaruh perlengkapan mesin-mesin kantor terhadap ketelitian dan ujud kertas-kertas (surat-surat) harus dipertimbangkan. Apabila mempergunakan sebuah mesin untuk mengganti pekerjaan tangan maka biasanya akan menghasilkan ketelitian yang lebih besar, karena mesin cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit daripada manusia. Formulir-formulir yang dibuat dengan mesin umumnya tampak lebih baik, lebih rapih, lebih mudah dibaca dan lebih seragam jika dibandingkan dengan formulir-formulir tulisan tangan.
12. Keperluan untuk salinan-salinan dan data-data statistic
Pertimbangan-pertimbangan ini terutama bertujuan untuk memilih mesin kantor. Sebuah mesin dapat memberikan lebih banyak salinan dan hal ini untuk melengkapi data suatu macam dan dalam suatu bentuk yang tersedia. Menjadi pertimbangan pula, adanya salinan-salinan dan data tersebut apakah perlu dan dapatkaah melayani tujuan-tujuan hal ini, maka tersedianya data dan kertas-kertas (surat-surat) tambahan dapat mengakibatkan kegiatan pimpinan menjadi tidak efesien.
Selanjutnya kuhusus mengenai pembelian peralatan kantor harus diperhatikan hal-hal yang berikut :
a. Harus menghemat ruang kantor;
b. Tinggi meja dan kursi harus sepadan;
c. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan:
d. Harus ada ruangan yang cukup di bawah sehingga mudah untuk membersihkan;
e. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan;
f. Keawetan, perabot kantor yang dari logam lebih awet daripada perabot kantor dari kayu;
g. Resiko kebakaran, perabot kantor dari logam lebih baik daripada perabot kantor yang dibuat dari kayu terhadap bahaya kebakaran.