A. Pengertian
Arsip
Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda
yaitu "archief", dan dalam bahasa Ingris disebut
"arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang
berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata
"ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta
archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti
"gedung pernerintahan".
Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi
sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti:
catatan-catatan,
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan,
akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.
Dalam
bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan,
yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya
yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut
sebagai berkas. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan
arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap
lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk atau
dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan
sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.
Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan
tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa
setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam
pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan salah satu produk
kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan
kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan
pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan
dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang
berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen
inilah yang
selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting
bagi kelancaran
jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman
informasi bagi
suatu organisasi.
Undang-undang
Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan,
memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga
Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun,
baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan-badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya,
UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang
dimaksud dengan
naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang
dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya.
Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan
hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas
tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan
kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun
1971).
B.
Jenis-Jenis
Arsip
Arsip
dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi
peninjauannya,
antara lain:
1. Berdasarkan
Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat
dibedakan menjadi:
a. Arsip
dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
b. Arsip statis,
yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,
pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah
tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2. Berdasarkan
Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna,
arsip dapat dibedakan atas:
(a) Nilai guna primer,
yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer
meliputi:
•
Nilai guna
administrasi, yaitu nilai guna
arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip.
•
Nilai guna hukum
yaitu arsip yang berisikan
bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara
dan pemerintah.
•
Nilai guna
keuangan yaitu arsip yang
berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
•
Nilai guna
ilmiah dan teknologi yaitu
arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian
murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di
luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilaiguna
sekunder, juga meliputi:
a) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung
fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
b) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung
informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa
dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan
sifat
Berdasarkan
sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
i.
Arsip tertutup,
yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang
kerahasian surat-surat.
ii.
Arsip terbuka
yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
I.
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip
(depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada
suatu tempat tertentu.
II.
Arsip pemerintah
yang mengandung nilai khusus ada
yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional
Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di
daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip
makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai
arsip unit.
III.
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau
setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau
arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang
bersangkutan.
5. Berdasarkan
keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan
atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip
petikan.
6. Berdasarkan
subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip
dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya: Arsip
keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip
Penjualan, dan sebagainya.
7. Berdasarkan
Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip
terdiri dari berbagai macam, misalnya
surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan
sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang
berguna bagi penyelenggaraan kehidupan
organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan,
kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar,
grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita
rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
8. Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non
esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai
hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu
yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum,
pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian
masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak
permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan
untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
C.
Ciri-Ciri Arsip Dinamis
Berdasarkan
uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih
dipergunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan
demikian, arsip
dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
•
Arsip yang masih
aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dandipergunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
•
Arsip yang
senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh
karena itu pengelolaandan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang
kerahasiaan suratsurat.Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya,
arsip dinamis dapat dibedakan atas:
•
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan pekerjaan di kantor
•
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun
•
Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari.
D.
Siklus Arsip Dinamis
Arsip
dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle).
Tahap
pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala
tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer,
informasi diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip
dapat berupa surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang
dibuat oleh instansi lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap
kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu
beberapa hari
dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering
menggunakan
arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.
Karena tingkat
penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka
arsip dinamis
disinpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing
cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki
siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip
dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai
(karyawan) pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja
di suatu instansi atau
perusahaan.
Tahap
ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip
dinamis sudah
jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena
itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau
pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis
disimpan karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
Tahap
keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA).
Penyusutan
adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa
simpan"
arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau
prosedur
administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi
menggunungnya
arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit
memeliharanya,
sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami
(accumulating
naturally). Dengan demikian
penyusutan arsip diperlukan untuk
menghemat
ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala
diperlukan.
Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan
arsip. Penyusunan
arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsjp yang sudah tidak
memiliki nilai
guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai
guna sekunder.
Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa simpan)atas
dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip (IRA)
yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu
penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.
Rumus :
Angka pemakaian = Jumlah
permintaan arsip x 100%
Jumlah seluruh arsip
Pemusnahan
dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan,
dan kimiawi. Penyusutan
arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang
bernilai guna
sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu
Arsip Nasional
Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip).
Menurut PP 34
tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah mencakup tiga kegiatan
yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.
Pemindahan
arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (reccord
center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing
lembaga atau instansi yang
bersangkutan.
Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri,
sehingga
masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip
inaktif yang
dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan.
Penyusutan
arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. disusutkan
berdasarkan UU.
No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari penyusutan dokumen
perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip instansi/badan pemerintah.
Contoh
Format Jadwal Retensi Arsip
No
|
Jenis/Seri Arsip Jangka
|
Simpan
|
Keterangan
|
|
Aktif
|
Inaktif
|
|||
1.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Arsip
inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo
Arsip kota,
Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan
berubah menjadi
arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk
perlindungan,
karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian
(hukum, fakta sejarah, dsb.)
Pelaksanaan
pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan
dengan
menggunakan berita acara. Misalnya:
BERITA ACARA
PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari
ini…..tanggal….. bulan…….. tahun……. ,telah dilaksanakan pemusnahan arsip berdasarkan Jadwal Rentensi Arsip.
Adapun arsip yang dimusnahkan adalah sebagaimana tercantum dalam Daftar
Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan
cara:……………………………………… Saksi-Saksi,
(…………………….)
(……………………) (…………………………….)
Petugas Bagian
Hukum Bagian Pengawasan
BERITA ACARA
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini
……………….,tanggal, …………..,bulan………… …,tahun………………. ,kami yang bertanda tangan di
bawah ini:
1. N a m a :
Jabatan :
dalam hal ini
bertindak atas nama ………………………..(instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya
disebut Pihak Pertama.
2. Nama :
Jabatan :
Dalam hal ini
bertindak sebagai atas Arsip Nasional. RI (Perpustakaan dan Depo
Arsip Sumatera
Utara) untuk selanjutnya disebut Pihak Kedua, menyatakan telah
mengadakan serah
terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam daftar Pertelaan
Penyerahan untuk
disimpan di …………………………..
Yang
Menyerahkan, Yang
Menerima,
E.
Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak
suatu surat (naskah,
warkat)
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan
untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan.
Oleh
karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan,
penyimpanan,
temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan
tertentu (lihat uraian
di
atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah
bagaimana
prosedurnya,
bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga
mudah
ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta
langkah-
langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip
tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara
aman, awet, efisien dan
luwes
(fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan
kebutuhan
dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam
penyelenggaraan
penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas
sentralisasi,
asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.
Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi
adalah penyimpanan
Arsip
yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian,
penyimpanan
arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan pada
satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas
desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara
mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas
menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan
kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran
tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip
untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi
tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini
adalah suatu kegiatan
pemberkasan
dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual
menerapkan
suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip
secara
aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer
dengan
sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat
untuk
menyatakan
bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
penyimpanan
arsip terdiri dari:
(a)
Sistem Abjad,
(b)
Sistem angka/nomor (numerik),
(c)
Sistem Wilayah,
(d)
Sistem subyek, dan
(e)
Sistem Urutan Waktu (kronologis).
Disamping
kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang
menerapkan
sistem kombinasi.
F.
Peralatan Kearsipan
Peralatan
yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar
sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan
pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk
penyimpanan
arsip, minimal terdiri dari:
(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila
yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang
sering disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel),
map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner
atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari,
bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak.
Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam
posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung)
di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan
dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
(b)
Folder
Folder
merupakan lipatan kertas
tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang
yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok
arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap
folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi
tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab,
yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan
kode-kode, atau ndeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
(c)
Guide
Guide
adalah lembaran kertas tebal tau
karton manila yang dipergunakan
sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
terdiri
dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan
kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide
itu sendiri.
Jumlah
guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak
pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama
untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek),
guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus
lagi, demikian seterusnya.
(d)
Filing Cabinet
Filing
cabinet (file cabinet) adalah
perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang
yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang
memiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung
dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang
berlaci tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type
filing cabinet lateral filing cabinet, dsb.
(e)
Almari Arsip
Almari
arsip adalah almari yang
khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
Bentuk
dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari
arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet
kesamping),
sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang
disusun ditata di dalam rak arsip.
(f) Berkas Kotak (Box file)
Berkas
atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai
arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan
arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas
kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal
berderet ke samping).
(g)Rak Arsip
Rak
arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk
menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal
lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan
seterusnya kebawah
(h)
Rotary Filling
Rotary
Filling adalah peralatan yang
dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan
arsip-arsip (terutama berupa kartu).
(i) Cardex (Card Index)
Cardex
adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartuyang
akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
(j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file)
Visible
reference record file adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur,
dan sebagainya.
G.
Penemuan
Kembali Arsip.
Keberhasilan
pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan
nampak dengan
jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan
kembali, dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau
pencarian
dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk
menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan
administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip
yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu
berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.
Menemukan
kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk
fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di
dalamnya. Oleh
karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan
keakuratan
sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali merupakan
barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali
arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali
(filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.
Salah
satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip
ialah, tidak
melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering
mengambil arsip
tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja,
bahkan mungkin
menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama
teman kantor.
Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa
hilang atau
tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip
sebaiknya
mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui
petugas yang
menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/ kartu pinjam
arsip.
Contoh
lembar/kartu pinjam arsip adalah sebagai berikut:
Lembar/Kartu
Peminjaman Arsip
1. Kode arsip :
2. Nomor surat :
3. Tanggal surat
:
4. Pokok/Hal
surat :
5. Peminjaman :
a. Nama :
b. Jabatan :
c. Unit kerja :
6. Tanggal
peminjaman :
7. Tanggal
pengembalian :
Yang memberikan
Yang meminjam
Nama Terang Nama
Terang
Kembali Tanggal
:
Yang menerima : Yang
mengembalikan :
Setelah
peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan
apakah peminjam
boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?.
Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2
(dua) sistem
layanan yaitu:
(a) layanan
terbuka (opened access) yaitu pengguna
diperbolehkan
langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak, laci, folder,
dsb.),
(b) layanan tertutup (closed access), yaitu
pengguna tidak
diperbolehkan
mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya
melainkan harus
melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah
sistem layanan
tertutup.
H.
Pemeliharaan Arsip
Dalam
penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan
dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi
yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar, serta
lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa
lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan
bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidang kearsipan
dalam arti yang luas. Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan
untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau
kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh
serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah
usaha-usaha yang dilakukan untuk meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan akibat
penggunaan.
Usaha
pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,
dan mengambil.
langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk
menyelamatkan
arsip-arsip beserta informasinya (isinya). Pengamanan arsip dari segi fisiknya
dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah
memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat
dipergunakan clan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup
kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan
aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu,
arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
Sedangkan
usaha pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip
(isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain,
seperti pada micro film, fich, dan ke media digital.
I.
Kesimpulan
Pelaksanaan
rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan
yang satu sama
lain saling terkait dan saling mendukung serta saling
menjelaskan,
sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana,
konsepsional dan
secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan
ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen
arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan
fasiJita:; dan teknologi informasi kearsipan yang handal.
Daftar Bacaan
Abubakar, Radi. 1997. Cara-cara
Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan
Efisien. Jakarta.
Djambatan.
Abubakar, Radi. 1991. Pola
Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta.
Djambatan
Martono, Boedi. 1994. Penataan
Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta.
Sinar Harapan.
Wursanto, Ig. 1991. Himpunan
Peraturan Perundangan Tentang Kearsipan.
Yogyakarta. Kanisius
Wursanto, Ig. 1991.. Kearsipan jllid, 1 dan 2, Yogyakarta.
Kanisius
Tidak ada komentar:
Posting Komentar